Descrizione del ruolo:

L’Administrative and Finance Desk Specialist è responsabile della gestione della filiera amministrativa dei progetti nazionali e internazionali della Fondazione, e assicura, in coordinamento con le strutture amministrative in loco, il monitoraggio costante circa il raggiungimento della performance di budget e dei volumi di attività progettuali del portfolio affidato,sotto la supervisione tecnica dell'Administrative & Finance Programs Coordinator. Nello specifico si occupa: della formulazione dei piani di spesa delle nuove proposte progettuali; del controllo della gestione amministrativa dei progetti/programmi affidati; del monitoraggio e della corretta applicazione delle procedure amministrative della Fondazione e dei donatori; della redazione della rendicontazione finanziaria dei progetti/programmi secondo i modelli e le richieste del finanziatore e della Fondazione; dell’elaborazione dei rapporti finanziari intermedi e finali e della revisione della contabilità dei progetti affidati. Inoltre, provvede periodicamente alle riconciliazioni e verifiche dei dati di reporting del portfolio progetti, con l’evidenza degli scostamenti, e contribuisce al consolidamento dell’area di sua competenza, in coordinamento con l’area Programmi per lo sviluppo della strategia della Fondazione.

2. Attività e responsabilità

Secondo il piano di lavoro concordato con dell'Head of Finance & Administration e l'Administrative & Finance Programs Coordinator, e in collaborazione con i Programs Development Specialist ed eventuali altri interlocutori afferenti all’area Programs, con i desk amministrativi nei paesi per i progetti in implementazione diretta, contribuisce alla gestione dell’intero portfolio affidato, dei progetti finanziati da donatori istituzionali e non e/o da fondi propri. Nello specifico:

• Analizza le procedure amministrative del donatore ed elabora i budget di progetto in accordo con essi; in collaborazione con i Programs Development Specialist, gli/le altri/e amministratori/trici coinvolti/e della Amref Health Africa Family e i partners di progetto, oltre che con eventuali altri/e interlocutori/trici afferenti all’area Programs e all’Area High Value Donors;

• Predispone la documentazione amministrativa necessaria all’avvio formale dei progetti, in collaborazione con i Programs Development Specialist;

• Monitora e controlla l’andamento finanziario: performance di progetto, scostamento dal budget previsto e identifica difformità segnalandole in modo tempestivo al Programs Development Specialist e all’Administrative & Finance Programs Coordinator;

• Monitora e controlla la documentazione amministrativa prodotta dai COs, dai partners e dai/dalle referenti di progetto, anche attraverso missioni e trasferte di verifica (nazionali e internazionali);

• Identifica le eventuali necessità amministrative dei progetti pianificando il supporto di altre Aree dell’Organizzazione;

• Elabora le richieste di modifica per la componente amministrativa, in stretta collaborazione con i Programs Development Specialist;Ricostruisce l’intera contabilità del progetto partendo dai report finanziari e la documentazione a supporto ricevuta per elaborare i report finanziari secondo i format e le procedure dei donatori e delle donatrici;

• È responsabile della corretta archiviazione di tutta la documentazione raccolta secondo le procedure amministrative del donatore e delle donatrici;

• Organizza ed eroga, con il supporto del Coordinator, la formazione sulle procedure amministrative per lo staff interno dell’Organizzazione, i/le colleghi/e della Amref Health Africa Family e lo staff di eventuali partners;

• Si coordina costantemente con gli/le amministratori/trici della Amref Family relativamente a tutte le fasi di gestione del progetto;

• Per i progetti a implementazione diretta, supervisiona il funzionamento delle sedi amministrative nei paesi e il corretto svolgimento dei principali processi amministrativi, finanziari e di controllo; rielabora e integra la documentazione amministrativa finanziaria secondo le procedure del donatore; si coordina costantemente con il/la referente amministrativo per la definizione di piani operativi, priorità e scadenze legate all’implementazione delle attività; approva l’acquisizione dei dati contabili inviati dal paese e prepara le scritture patrimoniali ed economiche dei progetti per il loro consolidamento con il sistema amministrativo della Fondazione; ove richiesto coordina la gestione delle attività di bilancio e eventuale revisione contabile;

• Supervisiona e monitora il budget del portfolio assegnato.

3. Competenze richieste per svolgere il ruolo

Competenze tecniche

• Conoscenza, capacità di gestione e pianificazione dei costi di budget di progetto;

• Conoscenza principali principi di redazione bilancio;

• Capacità di realizzare assessment ed elaborare piani finanziari per proposte progettuali;

• Capacità di analizzare le procedure amministrative dei donatori;

• Pianificazione e gestione delle attività di M&E amministrativo dei progetti con missioni sul campo;

• Capacità di trasferire conoscenze tecniche acquisite;

• Capacità di relazionarsi con le altre aree dell'organizzazione;

• Conoscenza fluente della lingua inglese e/o francese.

Competenze trasversali e attitudinali

• Project management e orientamento al risultato;

• Ottime capacità comunicative e relazionali;

• Capacità organizzativa, multi-tasking e di coordinamento di gruppi di lavoro;

• Capacità di rispettare le scadenze;

• Flessibilità.