1. Descrizione del ruolo:

L’Administrative Specialist è responsabile della gestione della filiera amministrativa della tenuta contabile e assicura, in coordinamento con l’administrative coordinator, il monitoraggio costante della contabilità. Nello specifico si occupa: tenuta e quadratura della contabilità fino al bilancio di chiusura; supporto nella preparazione del bilancio annuale e nella rendicontazione di progetti; archiviazione e gestione documentale secondo normativa vigente; supporto alle attività amministrative generali, come pagamenti, pagamenti in valuta, controllo e gestione ritenute d’acconto, predisposizione ed elaborazione delle CU; supporto all’administrative coordinator nella collaborazione con il commercialista ed il consulente paghe ed altri organi esterni.

2. Attività e responsabilità

Secondo il piano di lavoro concordato con l’Head of Finance & Administration e l'Administrative Coordinator, contribuisce alla gestione della tenuta contabile e amministrativa in generale. Nello specifico:

• Quadratura dei conti correnti bancari, postali, carte di credito da banca principale, all’interno del programma gestionale di contabilità interno;

• Gestione mensile dell’archivio dei Conto correnti, degli F24 e della documentazione contabile sul drive amministrazione;

• Effettua le scritture di rettifica sul gestionale di contabilità interno;

• Supporta l’Administrative Coordinator durante le verifiche contabili con revisori interni ed esterni;

• Supporta l’Administrative Coordinator per la revisione del bilancio annuale;

• Si occupa di controlli periodici contabili;

• Gestisce e predispone note di debito (emissione ed inserimento in contabilità);

• Si occupa dell’inserimento nel gestionale e dell’archiviazione in drive dei modelli F24;

• Effettua e gestisce i trasferimenti in valuta;

• Supporta l’Administrative Coordinator per eventuali pagamenti;

• Aggiorna lo scadenzario fornitori;

• Controlla e predispone file annuali CU;

• Supporta nella relazione con il commercialista, con il consulente del lavoro (registrazione delle paghe mensili sul gestionale) ed altri organi esterni;

• Supporta la gestione dei flussi amministrativi tra il settore amministrativo ed il dipartimento HR.

• Supporta parzialmente il dipartimento HR per le attività amministrative di gestione paghe.

3. Competenze richieste per svolgere il ruolo

Competenze tecniche

• Conoscenze fondamentali dei principi di redazione bilancio; • Capacità di trasferire conoscenze tecniche acquisite;

• Capacità di relazionarsi con le altre aree dell'organizzazione;

• Conoscenza dei principi contabili;

• Conoscenza dei principali gestionali di contabilità ed in particolare del gestionale interno “Impresa”;

• Approfondita conoscenza del pacchetto Office, in particolare di Excel.

• Buona conoscenza della lingua inglese

Competenze trasversali e attitudinali

• Capacità relazionali e comunicative;

• Capacità organizzativa;

• Capacità di lavorare sotto pressione e di stabilire priorità nel caso di eventuali sovraccarichi;

• Capacità di lavorare in team e di gestire flussi di comunicazione intersettoriali;

• Rispetto delle scadenze

• Flessibilità ed adattabilità al cambiamento.

4. Cosa offriamo

Il pacchetto retributivo di Amref deriva da una People Strategy che valorizza e riconosce il talento, la motivazione, le competenze, l’innovazione, l’andare oltre per raggiungere insieme obiettivi ambiziosi comuni. Amref offre ai/alle propri/e dipendenti benefit in termini di conciliazione vita lavorativa e vita personale (flessibilità oraria settimanale, misure ad hoc per maternità e paternità e smartworking) ed in termini di benessere e welfare (contributo annuale in quote welfare, buoni pasto, ore di visita medica e screening preventivo, copertura dei periodi di malattia, recuperi psico-fisici post trasferta in Africa, indennità di trasferta in Africa etc.) Amref in Italia offre un ambiente lavorativo estremamente positivo, stimolante e valorizzante delle iniziative e degli input provenienti da tutti/e i/le suoi/sue dipendenti. Lo staff è inserito in percorsi di valutazione e formazione finalizzati alla crescita continua personale e professionale nel ruolo, attraverso corsi di formazione online e in presenza e partecipazione a conferenze e workshop. Questi benefit aggiuntivi completano il quadro già molto solido di Amref, rispondendo a diverse esigenze dei/delle dipendenti, dall'equilibrio lavoro-vita privata alla crescita personale e al benessere fisico e mentale.